Notifica fattura in entrata

Con il nuovo aggiornamento, è stata pubblicata la nuova funzione Venere Mago, che ti consente di gestire direttamente in Venere le fatture emesse dai tuoi fornitori.

Ogni volta che ricevi una nuova fattura dai tuoi fornitori, dal menù laterale, sulla voce ” IMPORTA ACQUISTI” troverai una notifica rossa.

Gestione Fatture

Cliccando sulla voce “IMPORTA ACQUISTI”, entri all’interno di una schermata dove troverai tutte le fatture che hai ricevuto dai tuoi fornitori.

In questa schermata potrai 

1. Visualizzare l’XML della fattura cliccando sull’icona del PDF
2. Visualizzare la fattura nativa del fornitore, se disponibile, cliccando sull’ icona dell’ ALLEGATO
3. Registrare con un click i dettagli della tua fattura, cliccando sull’ icona “IMPORTA”. Quindi non dovrai più registrare a mano tutte le fatture ricevute ma con un click registrerai il fornitore nella sua anagrafica e i prodotti dell’anagrafica prodotti.

Gestione campi fattura

All’interno della fattura, i campi relativi a prodotti o fornitori, possono essere di colore:

Verde, se già presente nell’ anagrafica di riferimento in Venere, quindi con un click verrà aggiornato.

Arancione, se il sistema ha trovato qualcosa di simile (come denominazione) e quindi richiede la nostra attenzione

Rosso, se il prodotto o il fornitore non sono presenti in anagrafica e quindi dobbiamo procedere a registrarli manualmente. 

Una volta fatto click su salva alla fine della scheda i prodotti verranno automaticamente salvati all’interno della tua anagrafica o aggiornata la giacenza.

Report Acquisti

Cliccando sulla voce “ACQUISTI”, dal menù laterale, accedi al tuo resoconto mensile dettagliato di tutti gli importi relativi alle fatture ricevute. Per ogni mese abbiamo il numero totale dei documenti commerciai ricevuti e l’importo relativo in euro.

In questo modo sarà come avere il tuo cassetto fiscale importato in Venere.

Requisiti di Attivazione della Funzione

La Funzione Mago è attivabile solo ai clienti che attivano il sistema di fatturazione con Venere.

Scheda Morfologica in Cloud.

Con il nuovo aggiornamento, è stata introdotta nel cloud la sezione ” Scheda Morfologica” per creare e gestire le schede dei tuoi clienti.

Creazione Nuova Scheda Morfologica

Dal menù laterale, cliccando sulla voce “Scheda Morfologica” accedi all’interno delle sezione dedicata.

Per creare una nuova scheda ti basterà:

1. Selezionare il cliente
2. Cliccare su ” Visualizza Schede”
3.  Cliccare su Nuova Scheda

A questo punto si andrà ad inserire le misure d’interesse e si cliccherà su ” CONFERMA”

Una volta creata la scheda potrai dettagliarla inserendo le ulteriori misurazioni.

Creazione e Modifica Misure Aggiuntive

All’interno della scheda morfologica, troverai già tutte le misure utili per avere una scheda morfologica completa ed esaustiva.

Ovviamente hai la possibilità di personalizzarla creando e modificando delle ” Misure Aggiuntive”.

Per creare una misura aggiuntiva, ti basta cliccare sull’ ICONA ” + “, potrai creare, fino a tre Misure Personalizzate.

Successivamente, cliccando nel menù in alto su “ Modifica Misure Aggiuntive“, potrai modificarle.

Visualizzazione Schede

Selezionando un cliente che ha già delle schede morfologiche create, dopo averlo selezionato, cliccando su ” Visualizza Schede” potrai vederle tutte affiancate per confrontare le misurazioni nel tempo.

Stampa Scheda Morfologica e Misure

Nel menù in alto troviamo:

Stampa scheda Morfologica, se ci clicchi stamperai un riepilogo di tutte le schede morfologiche della cliente

Stampa Misure, se ci clicchi stamperai un riepilogo delle sole misurazioni

Invia Scheda Morfologica

Nel menù in alto, cliccando sull’ icona “CONDIVIDI”, potrai inviare la scheda morfologica alla cliente tramite email o WhatsApp.

Gestione accesso operatori in Venere Cloud

In questo nuovo aggiornamento è stata introdotta la possibilità all’ utente ADMIN del Venere Cloud ( la titolare) di inviare agli operatori delle credenziali per accedere al Cloud con una visuale limitata. Infatti gli operatori non potranno vedere la Dashboard con i dati di andamento del centro estetico.

In alto a destra, sotto al tuo logo ti basterà cliccare sul menu a tendina ed entrare in “Gestione Accessi”.

Nella schermata che si aprirà, potrai selezionare ” Operatore” dal primo menù a discesa, successivamente seleziona l’operatore al quale inviare le credenziali e cliccare su ” INVIA PASSWORD”

Lampeggiamento appuntamento

Ogni volta che crei, modifichi o sposti un appuntamento, la casellina di quest’ultimo sul planning lampeggerà per qualche secondo in modo intermittente al fine di  rendersi evidente e farti visualizzare dove viene collocato sul planning.

Fix trascinamento appuntamento sulla visualizzazione del Planning a tre giorni

E’ stata migliorata l’ esperienza d’uso del trascinamento dell’ appuntamento nella modalità di visualizzazione del Planning a tre giorni.

Nuovo Filtro “Cabina”

All’interno dell’ anagrafica prodotti è stato inserito il nuovo filtro ” Cabina” per filtrare i prodotti ad uso cabina e quelli destinati alla vendita.

Dalla schermata dell’ Anagrafica Prodotti, ti basterà cliccare su ” Più Filtri” per visualizzare tutti i filtri disponibili compreso quello ” Cabina”

Esportazione Excel

In tutte le Anagrafiche, una volta impostato un filtro di ricerca, puoi esportare in excel tutti i dati che quel filtro ti restituisce. Entra nell’anagrafica che desideri esportare, ad esempio Clienti, seleziona un criterio di ricerca e fai click su  esporta dal Menù in alto, in questo modo avrai tutta la tua anagrafica esportata su un foglio excel.

Ottimizzata visualizzazione per operatori e per cabine

Con il nuovo aggiornamento, è stata ottimizzata la gestione della visualizzazione alternata del Planning per Operatori o per Cabine. Infatti, in alto a destra è stato inserito uno switch che consente di cambiare la visualizzazione del planning secondo l’ordinamento operatori o cabine.

 In basso a sinistra, troviamo le rispettive legende che e possibile consultare in modo alternato cliccandoci su.

Possibilità di adattare il planning allo schermo del Tablet o dello smartphone 

In alto a sinistra nel planning è stato introdotto uno Switch che consente di adattare il planning allo schermo del dispositivo che si sta usando in quel momento (tablet, smartphone). In questo modo è possibile anche spostare l’appuntamento con trascinamento laterale, come da desktop.

Modifica la durata del trattamento direttamente dall’ appuntamento

In questo aggiornamento abbiamo introdotto la possibilità di intervenire sull’orario di fine di un trattamento che di default viene preso dall’ Anagrafica Trattamenti, in questo modo, si può decidere di volta in volta la durata complessiva dell’ appuntamento.

Ottimizzata la ricerca degli appuntamenti

Quando si utilizza la casella “Cerca” interna al planning per cercare un appuntamento, adesso ci verranno restituiti solo gli appuntamenti presenti e futuri.

LISTA OPERATORI 

All’interno della Scheda Obiettivi è stata introdotta la lista di tutti gli operatori, in questo modo è possibili associare l’obiettivo di un appuntamento ad un operatore deverso da quello inserito nell’appuntamento.

ORDINAMENTO LISTA OBIETTIVI

A seguito di questo nuovo aggiornamento, la visualizzazione della lista obiettivi da priorità a quelli più recenti, partendo dal giorno più vicino ( oggi) a quello più lontano nel tempo ( domani).

ENTRA IN CHAT CON NOI

Con questo nuovo aggiornamento è stata inserita una Chat all’interno del Cloud, che ti consente di contattare rapidamente il Team Assistenza Venere in caso di necessità.

NUOVO PLANNING

Con il nuovo aggiornamento, il planning ha un’interfaccia grafica totalmente nuova e rivisitata.

Sulla sinistra c’è la sidebar e si può scegliere se tenerla aperta o chiusa per avere una visuale del planning più ampia.

La sidebar contiene:

• il calendario
• l’elenco dei dipendenti, dei quali possiamo variare il colore da visualizzare sul planning
• le cabine (se precedentemente impostate)

I colori degli appuntamenti sono azzurri, diventano verdi se eseguiti quindi se viene generata la vendita.

In alto a destra è possibile scegliere se avere una visualizzazione giornaliera, di 3 giorni, settimanale o annuale (vedremo più avanti nel dettaglio).

Visualizzazione giornaliera o di più giorni

In alto a destra è possibile scegliere come visualizzare i planning. La prima visualizzazione che ci viene restituita è quella giornaliera.

Visualizzazione tre giorni

La visualizzazione in 3 giorni mostra gli appuntamenti del giorno corrente e quelli dei 2 giorni successivi.

Visualizzazione Settimanale

La visualizzazione settimana mostra gli appuntamenti dell’interna settimana corrente, dal lunedì alla domenica.

Visualizzazione Mensile

La visualizzazione mensile mostra gli appuntamenti dell’intero mese corrente.

Visualizzazione per cabine o per operatori

E’ possibile scegliere se visualizzare il planning suddiviso con le colonne degli operatori o con le colonne delle cabine (se impostate). Per variare la visualizzazione basta andare nella sidebar e cliccare su “visualizza” accanto alla dicitura “Operatori” o “Cabine”.

Colori dipendenti

Nella sidebar è possibile variare il colore della label del dipendente. 

MOUSE OVER SULL’APPUNTAMENTO

Passando con il mouse sull’appuntamento abbiamo la possibilità di visionare le info principali come: ora, cliente, dettaglio appuntamento, cellulare del cliente, totale economico.

COME FISSARE UN APPUNTAMENTO

Per fissare un appuntamento basta fare doppio click sulla fascia oraria scelta in corrispondenza all’operatore / cabina. Oppure si può cliccare sul pulsante “+” in basso a destra.

Le 2 grandi novità del nuovo planning sono:

1. Inserimento del prodotto nell’appuntamento:
   E’ possibile inserire uno o più prodotti nell’appuntamento e sul planning sarà rappresentato dall’apposita iconcina del prodotto.
2. Possibilità di scegliere più operatori in un appuntamento:
   Quando si fissa un appuntamento ad un cliente, è possibile inserire più operatori e in automatico verrà diviso e collocato sotto la colonna del relativo dipendente.

APPUNTAMENTO CON CABINA

L’appuntamento può essere associato, oltre all’operatore, anche ad una cabina se impostata. In questo caso l’appuntamento sarà contraddistinto da un pallino colorato in base alla cabina scelta.

ICONA REMINDER

In basso a destra c’è il pulsante con l’icona della campanella. Cliccando è possibile visualizzare l’elenco di tutti i clienti che hanno appuntamento in quel giorno con le diverse possibilità di invio reminder:

1. Email
2. Sms
3. WhatsApp

ICONA INSERIMENTO NUOVO APPUNTAMENTO

Sotto al pulsante di reminder appuntamento, c’è un pulsante contrassegnato con il simbolo “+” che è un’alternativa per inserire un nuovo appuntamento.

LINEA ROSSA DEL TEMPO

Visualizzando il planning nella data odierna, ci sarà una linea rossa orizzontale che indica l’avanzare del tempo.

FASCE ORARIE 

Le fasce orarie chiuse del centro estetico sono contrassegnate con linee oblique azzurre.

VISUALIZZAZIONE PERMESSO

I permessi degli operatori sono contrassegnati con una texture fondo rosso a pois bianchi.

SCHEDA OBIETTIVI

Nel menù a sinistra c’è una nuova voce “Obiettivi”.

Cliccando si atterra su una schermata dove c’è un elenco di tutti gli appuntamenti ed è possibile fissare i vari obiettivi.

NUOVO OBIETTIVO

Per fissare un nuovo obiettivo basta cliccare sul tasto “nuovo” in corrispondenza all’appuntamento scelto.

Cliccando sul tasto “Nuovo” si atterra su una pagina dove è possibile fissare un obiettivo e consultare i seguenti dati:

• Totale speso negli ultimi 30 giorni
• I trattamenti più o meno eseguiti
• I prodotti più o meno acquistati

STATO OBIETTIVO

Quando si fissa un obiettivo, l’icona sarà di colore arancione ed è possibile cambiare stato in:

• Raggiunto: l’icona diventa verde e indica che l’obiettivo è stato raggiunto
• Non Raggiunto: l’icona diventa rossa e indica che l’obiettivo non è stato raggiunto

INVIA UN TICKET

Con il nuovo aggiornamento nel menù è stata aggiunta la voce “Invia un Ticket”.

Cliccando è possibile inviare un ticket direttamente a nostro reparto tecnico.

CASSA IN CLOUD

Con il nuovo aggiornamento è stata inserita la funzione cassa, quindi la possibilità di gestire le vendite in cloud.

La cassa si presenta con una grafica pulita e minimale. Divisa in 2 sezioni, sul lato sinistro troviamo i dettagli della vendita, sul lato destro la gestione dei pagamenti.

Sul lato sinistro è possibile scegliere il cliente e definire i dettagli della vendita. I dettagli della vendita sono divisi in blocchi singoli, ed è possibile espanderli o comprimerli.

Sul lato destro, invece, è possibile consultare il totale della vendita, applicare una scontistica, gestire i pagamenti anche con più tipologie diverse.

PREPAGATO

Con la vendita in cloud è possibile gestire i prepagati, ovvero associare ad un cliente trattamenti e/o prodotti che paga in anticipo e poi successivamente ne andrà ad usufruire.

STATO DELLA VENDITA

La vendita, una volta chiusa, viene contrassegnata con una label. Nel caso in cui è stata chiusa una vendita senza aver generato lo scontrino, verrà contrassegnata con una label color giallo e la scritta “preconto”.

I 4 PULSANTI IN BASSO A DESTRA

1. Il primo pulsante serve per generare lo scontrino in pdf

2. Il secondo pulsante serve per chiudere la vendita in preconto

3. Il terzo pulsante serve per chiudere la vendita generando anche lo scontrino fiscale

4. Il quarto pulsante serve per eliminare la vendita

I 2 PULSANTI IN BASSO A SINISTRA

1. Il primo pulsante serve per cercare una vendita

2. Il secondo pulsante serve per creare una nuova vendita

Con l’aggiornamento del Software Venere in automatico si aggiornerà anche Venere Cloud.

Con la nuova versione è possibile visualizzare la propria dashboard che contiene dei dati del nostro centro estetico.

Nello specifico, mostra alcune informazioni del mese precedente come:

1. l’incasso
2. gli appuntamenti
3. il numero di recensioni ottenute
4. il cliente del mese
5. il miglior dipendente
6. il trattamento più eseguito

A seguire c’è un grafico che confronta lo stesso mese con l’anno precedente.

Infine, ci sono alcuni consigli per aumentare il proprio trend positivo.  

Il menù principale della nuova piattaforma Venere Cloud è posizionato sulla sinistra. E’ stata utilizzata la tecnologia del Sidebar Menù che di default è chiuso e si espande con il semplice passaggio del mouse. In questo modo è poco invasivo e occupa il minor spazio possibile cosicché le varie schermate restituiscono una visuale full screen.

Il menù secondario (che si accede cliccando sulla spunta in alto a destra vicino al nome del proprio centro) ha tre voci:

• Profilo Personale

E’ possibile accedere a tutte le proprie informazioni e verificare i propri servizi attivi 

• Gestione Accessi

In questa schermata è possibile modificare i propri accessi su Venere Cloud

• Logout

A breve disponibile in una nuova veste grafica, il planning online permette alle Beauty Manager e alle sue collaboratrici di avere sempre con sè tutti gli appuntamenti del proprio centro estetico, così da poterli gestire in ogni momento e in ogni luogo.

N.B. Con la nuova piattaforma Venere Cloud, l’email non è più un campo obbligatorio quando viene inserito un cliente.

In questa sezione è possibile consultare la lista di tutti gli appuntamenti con le seguenti informazioni:

• Data appuntamento
• Nome e Cognome del cliente
• Ora di inizio
• Durata dell’appuntamento
• Giorno di quando è stato prenotato
• Fonte, ovvero la provenienza dell’appuntamento
• Se il cliente ha già pagato con PayPal 

Questa funzione consente di visualizzare ed eventualmente modificare i dati anagrafici del proprio Centro Estetico.

Questa funzione consente di visualizzare, inserire, eliminare ed eventualmente modificare i dati anagrafici dei propri clienti. Inoltre, attraverso questa schermata, si ha la possibilità di contattare velocemente i propri clienti via email, telefono o whatsapp.

La sezione in alto serve per cercare facilmente i clienti anche con l’aiuto dei vari filtri.

N.B. Con la nuova piattaforma Venere Cloud, l’email non è più un campo obbligatorio quando viene inserito un cliente.

Oltre alle funzioni base di aggiungere o eliminare, attraverso l’Anagrafica Dipendenti è possibile gestire le informazioni relative a un dipendente, come dettagli personali e ruolo all’interno del centro estetico.

La sezione in alto serve per cercare facilmente i dipendenti anche con l’aiuto dei vari filtri.

Questa funzione consente di visualizzare, inserire, eliminare ed eventualmente modificare i propri trattamenti. Le informazioni che ci vengono restituite sono:

• Categoria e Tipologia di appartenenza
• Prezzo
• Durata
• Se è disponibile per la prenotazione online
• Se è in promozione
• Se è un trattamento annullato

La sezione in alto serve per cercare facilmente i trattamenti anche con l’aiuto dei vari filtri.

Questa funzione consente di visualizzare, inserire, eliminare ed eventualmente modificare i propri prodotti. Le informazioni che ci vengono restituite sono:

• Codice del prodotto
• Categoria e Tipologia di appartenenza
• Marca
• Prezzo
• Giacenza
• Se è disponibile per lo shopping online
• Se è in sottoscorta

La sezione in alto serve per cercare facilmente i prodotti anche con l’aiuto dei vari filtri.

Questa funzione consente di visualizzare, inserire, eliminare ed eventualmente modificare i dati anagrafici dei propri fornitori.

La sezione in alto serve per cercare facilmente i fornitori anche con l’aiuto dei vari filtri.

Questa funzione consente di avere sotto controllo e gestire gli abbonamenti in corso dei clienti, inserire nuovi pacchetti o cancellare quelli esistenti.

Precisamente, la gestione online degli abbonamenti consente di:

• Aggiungere o eliminare trattamenti e/o prodotti
• Controllare e gestire gli effettuati (sia dei trattamenti che dei prodotti)
• Controllare e gestire i pagamenti dell’abbonamento

Attraverso questa funzione è possibile avere sotto controllo tutte le recensioni dei clienti, decidere quale mostrare nel banner della prenotazione online, ed eventualmente condividerle su facebook.

La condivisione delle recensioni su facebook era una funzione già presente nel VCalendar, ma nel Venere Cloud si presenta con una nuova veste grafica (vedi figura).

Nel Venere Cloud è stata inglobata la funzione del Marketing Automatico e del Modulo Contatti.

Sono due funzioni già utilizzate e conosciute dai nostri clienti per automatizzare le operazioni di marketing. Infatti, dopo aver settato i propri filtri, il sistema invia in maniera automatica:

• Messaggi di Benvenuto
• Messaggi Auguri di Buon Compleanno
• Messaggi di Reminder Appuntamenti
• Messaggi in base alla frequenza dei clienti

In questa schermata è possibile settare la Prenotazione Online (rivolta ai propri clienti) e l’ECommerce.

Precisamente è possibile:

• Abilitare o meno la Prenotazione Online e l’ECommerce
• Visualizzare e copiare il link della propria piattaforma (Prenotazione Online e ECommerce)
• Gestire gli orari di prenotazione
• Impostare l’orario minimo prenotabile in ore
• Impostare il limite massimo di prenotazioni in giorni
• Abilitare o meno l’SMS di conferma
• Impostare la valuta
• Personalizzare i messaggi di:

1. 1. Benvenuto
   2. Auguri di Buon Compleanno
   3. ECommerce

In questa schermata è possibile controllare e gestire tutti gli ordini ricevuti nel proprio ECommerce.

L’ App MyVenere è uno strumento gratuito messo a disposizione alle Beauty Manager per gestire e controllare comodamente da smartphone il proprio centro estetico.

Questa schermata è una guida dettagliata di come scaricare gratis l’app sul proprio smartphone.